Comment bien organiser un évènement professionnel ?

Au sein de la profession, un évènement s’y rapportant est organisé de temps en temps sur des thèmes variés. Il peut concerner un atelier, un séminaire, une conférence, une journée de formation ou  un colloque. Il ne faut pas oublier que les évènements professionnels sont considérés comme une partie non négligeable de la stratégie de communication d’une entreprise. Organiser un évènement professionnel a donc toute son importance. Aussi, le plus souvent, la tâche peut incomber à une personne au sein même de l’entité organisatrice. Dans ce cas, il faut tout assumer pour que l’évènement soit réussi avec succès.

La listes des activités préliminaires

Des activités principales ne peuvent être évitées au départ selon les types d’évènements à organiser auxquels un message à transmettre est attaché. Elles concernent :

• bien définir un objectif précis : informer, célébrer, récompenser, motiver, etc. ;
• définir avec précision le public selon les destinataires de l’évènement (salariés, clients, futurs partenaires.) et le thème à traiter (lancement d’un nouveau produit, anniversaire de l’entreprise, présentation du bilan des activités, etc.) ;
• fixer la date de tenue de l’évènement et le programme avec l’horaire ; et
• envoyer les invitations de préférence trois semaines à l’avance pour informer les participants potentiels ; éventuellement, faire une relance avant le jour fixé.

Les activités pour réaliser l’évènement

• Le choix d’une salle (à l’extérieur selon les besoins et la nature de l’évènement) avec ou sans matériels et équipements (sonorisation), ne pas oublier de faire une confirmation ferme pour réserver une salle adaptée ;
• contacter un traiteur événementiel, à l’exemple d’Instant-B,pour le café d’accueil, le déjeuner, le goûter et éventuellement le cocktail ou le dîner au terme de l’évènement pour faciliter les contacts ;
• éventuellement, prévoir une animation, des goodies ou  d’autres cadeaux ;
• selon l’évènement, réaliser une enquête de satisfaction auprès  des participants par le biais d’un questionnaire anonyme établi préalablement par l’équipe.

L’après-évènement

• évaluation de l’évènement afin de pouvoir dégager les points forts et les points faibles pour servir de leçons pour le futur ;
• évaluation des prestataires ayant pris part à l’évènement (conférenciers, animateurs, formateurs, locataire salle, traiteur, etc.) ;
• analyse de l’évènement à partir de l’enquête de satisfaction et des évaluations : par exemple pour une conférence professionnelle, l’analyse permettra de statuer sur sa portée et limite  les bénéfices éventuels de l’entreprise ; et
• envoyer un compte-rendu par mail à toutes les personnes invitées, éventuellement y joindre une fiche d’appréciation à partir de l’enquête de satisfaction.